Forslag F - Styrets sammensetning

Bakgrunn
Dagens vedtekter krever at det skal velges 4 styremedlemmer, 3 varamedlemmer og en nestleder. Mens et styremedlem velges for to år, velges styreleder for ett år. Vedtektene sier ikke noe om hvordan varamedlemmene kan delta i styret.

I 2012 ble vedtektene endret slik at perioden til styreleder ble redusert fra to til ett år. Dette ble vedtatt etter forslag fra daværende valgkomite for at det skulle bli lettere å rekruttere en ny styreleder. I perioden mai 2012 – mai 2021, har borettslaget hatt sju ulike styreledere. Siden 1983 har borettslaget hatt 23 ulike styreledere.

I styreperioden 2019-2020 opplevde styret at et styremedlem kort tid etter valget på generalforsamlingen måtte trekke seg. I praksis ble styremedlemmet erstatt av et varamedlem, som fullt ut deltok på styremøtene og var med i alle beslutninger.

Styrets vurdering
Funksjonstid for styreleder
Å være styreleder i et borettslag er normalt krevende og i Verksgata borettslag har nok mange følt det som ekstra krevende. Både i nyere tid og historisk siden innflyttingen i 1983 har det vært mye utskiftning av styreledere. Det er mye som skal gjøres i et borettslag gjennom ett år med forskjellige oppgaver i de ulike månedene. Det tar ett år å ha erfart alle de ulike sidene av borettslagets regelmessige oppgaver. Prosjekter kan sjeldent bli planlagt og gjennomført i løpet av kun en styreperiode. Når funksjonstiden for styremedlemmene er satt til å være to år, er det for å sikre en viss grad av kontinuitet. Styreleder-vervet er mer kritisk og burde ha minst det samme kravet.

Dersom det ikke lar seg rekruttere en styreleder som er innstilt på å fungere i minst to år, så er det ikke nødvendigvis en god løsning å få en styreleder som kun er innstilt på å fungere i ett år. Med en slik styreleder må man spørre seg om motivasjonen er på plass, og hvordan det vervet kommer til å bli fulgt opp.

Styret mener derfor at styreleders funksjonstid bør være to år.

Antall styremedlemmer
På grunn av dagens vedtekter om antall styremedlemmer er det lett for styret å havne i en situasjon hvor borettslaget ikke har et fulltallig styre. Et styremedlem kan i utgangspunktet når som helst trekke seg dersom man har en særlig grunn. Dette kan for eksempel være ved sykdom eller hvis endringer med jobb eller familie gjør at vervet ikke kan ivaretas. Dette har man erfart flere ganger i borettslaget. En annen situasjon som kan oppstå er at det ikke fins nok kandidater ved ordinært valg. Dersom dette skjer, er ikke styret lengre vedtaksdyktig og det må gjennomføres en ekstraordinær generalforsamling.

I borettslagsloven er minstekravet til antall medlemmer to i tillegg til styreleder, og loven sier at man i vedtektene må oppgi laveste og høyeste antall styremedlemmer. I Verksgata borettslag er dette løst i dag ved kravet er akkurat fire styremedlemmer.

Styret anser det som en fordel at de som utgjør styret er motiverte for å ta på seg dette vervet. Styret opplever det som bedre å være færre, men motiverte enn å være mange med en eller flere umotiverte. Dersom det mangler en kandidat, men styret ellers består av tilstrekkelig mange som er motiverte, er det bedre at dette styret får fungere enn at det tvinges inn en som er umotivert for oppgaven.

Styret foreslår derfor at vedtektene gjøres noe mer fleksibelt innenfor rammene av borettslagsloven og dagens vedtekter, og at det derfor skal velges minst to styremedlemmer, men ikke flere enn fire.

Nestleder
Borettslagsloven sier ikke noe om valg av nestleder. Borettslagsloven sier bare at dersom styret har en nestleder skal denne lede styremøtet dersom styreleder ikke er til stede. Dersom det ikke er en nestleder, velger styret en møteleder. Det er vedtektene til borettslaget som sier at man skal ha nestleder, men vedtektene sier heller ikke noe mer om nestleder sin rolle. Når for eksempel avtaler skal signeres, er det styreleder og et annet styremedlem som har signaturrett.

Et styre kan likevel godt ha en nestleder. Det er kanskje særlig aktuelt hvor et av styremedlemmene har lengre erfaring fra styret og/eller flere oppgaver enn de øvrige styremedlemmene og i større grad kan avlaste styrelederen. En nestleder kan ikke automatisk rykke opp til å bli styreleder, skulle styrelederen trekke seg eller være uegnet til å gjennomføre vervet. Styreleder må velges særskilt av generalforsamlingen.

Styret er skeptisk til regelen om at det alltid skal velges en nestleder. Her og er det viktig å ha en person som er tilstrekkelig motivert for oppgaven, dersom rollen skal tilføye styret noe. Siden det heller ikke er ett krav i loven å ha nestleder, forslår styret at styret selv kan avgjøre hvorvidt det velges en nestleder eller ikke.

Varamedlemmer
Borettslagsloven sier at generalforsamlingen kan velge varamedlemmer. Dagens vedtekter tilsier at styret skal ha tre varamedlemmer.

I praksis opplever vi at kravet til tre varamedlemmer, gjør at man får en del listefyll. Som for de øvrige vervene finner styret det viktigere å ha varamedlemmer som er motiverte, fremfor de som føler en plikt eller tvang for å fylle opp et absolutt krav i vedtektene.

Styret foreslår at varaordningen beholdes, men gjøres mer fleksibel ved at det kan velges varamedlemmer, og at det kan velges inntil tre medlemmer

Forslag
Styret foreslår derfor at det vedtektene § 8-1 som i dag lyder:

(1) Borettslaget skal ha et styre som skal bestå av en styreleder og fire andre medlemmer med tre varamedlemmer.

(2) Funksjonstiden for styremedlemmene er to år. Funksjonstiden for styreleder er ett år. Varamedlemmer velges for ett år. Styremedlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges.

(3) Styret skal velges av generalforsamlingen. Generalforsamlingen velger styreleder ved særskilt valg. Styret skal velge nestleder blant sine medlemmer.

Endres til (understrek viser ny eller endret ordlyd):
(1) Borettslaget skal ha et styre som skal bestå av en styreleder og minst 2 og høyst 4 andre styremedlemmer. Generalforsamlingen kan i tillegg velge inntil tre varamedlemmer til styret.

(2) Funksjonstiden for styreleder og de andre styremedlemmene er to år. Varamedlemmer velges for ett år. Styremedlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges.

(3) Styret skal velges av generalforsamlingen. Generalforsamlingen velger styreleder ved særskilt valg. Styret kan velge nestleder blant sine medlemmer.


Krav til stemmegivning
Endringer i borettslagets vedtekter kan bare besluttes av generalforsamlingen med minst to tredjedeler av de avgitte stemmer.